防城港市档案馆档案划控开放工作细则

发布时间:2016-1-18 10:56|来自: 防城港市档案局

第一章 总则

 

    第一条 为进一步依法加强馆藏档案开放工作,确保档案划控工作正常化、制度化、科学化,更好地发挥馆藏档案信息资源作用,更加有效地服务社会和广大人民群众,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等有关法律法规,结合我市实际,制定本细则。

    第二条 本细则适用于国家档案馆馆藏档案划控鉴定和开放利用工作。

    第三条 基本原则为依法实施、标准明晰,严格缜密、程序规范,划分合理、便于利用。

    第四条 基本步骤为先划控,再开放。

    第五条 实行划控开放工作两级审查机制。由市档案局成立划控鉴定工作小组,负责初级审查,在划控中有疑难问题,提交划控鉴定小组讨论研究;由馆长、副馆长和相关部门主要负责人组成的档案划控开放鉴定工作领导小组,负责审批和监督执行。

    第六条 经过划控鉴定确定为开放的档案,通过多种途径及时向社会提供开放利用。

 

第二章  划控鉴定工作

 

第七条 划控依据,中华人民共和国成立前形成的馆藏历史档案、中华人民共和国成立后形成满三十年的已解密档案和无密级的其它档案在确定开放前,须按有关标准进行划控鉴定(见附件)。

第八条 划定继续控制使用的档案,应当依照国家有关法律法规并根据实际工作需要,严格执行审批手续,不得擅自开放或扩大利用、接触范围。

    第九条 划控鉴定的方法采用直接鉴定法,由鉴定工作人员按全宗逐卷、逐件、逐页审阅档案内容。逐件逐条在相关目录和表格中进行“开放”或“控制”的著录。

    第十条 划控鉴定程序,包括制定工作计划、开展鉴定工作、编制鉴定报告、审查鉴定报告等四个工作环节。

制定工作计划。档案管理科根据馆藏到开放期档案数量提出年度工作计划,制定具体实施方案,包括鉴定标准、范围、数量、种类、工作分工、进度安排等,报请分管领导审批。

开展鉴定工作。即初审:由鉴定工作小组组织初审人员对有关案卷或档案数字化副本直接进行审阅,提出档案开放或控制使用的意见及控制使用的原因,并做好登记、统计工作。

    编制鉴定报告。即复审:由鉴定工作小组组织复审人员对初审结果进行复审、抽查,发现问题及时纠正,形成复审意见。复审抽查的比例不低于30%。复审结束后应形成档案开放鉴定报告,开放鉴定报告主要内容包括:鉴定工作的组织、档案基本情况(全宗和案卷总数、档案起止时间)、鉴定方式及方法、鉴定结果(开放、延期开放和解降密情况)、其他情况说明(延期开放的原因、存在问题及工作建议)等。

    审查鉴定报告。即终审:召开鉴定工作委员会或局(馆)务会议,听取和审议档案开放鉴定工作小组开放鉴定工作报告,审查开放档案和延期开放档案目录,并根据会议决定事项,形成会议纪要,编制开放目录以备发布。必要时可在终审会前组织鉴定工作委员会委员或有关人员对有关案卷进行抽查,形成抽查情况报告,一并提交终审会议审查。

       第十一条 具体实施,包括分解任务、熟悉标准、实体鉴定、著录、审核、审批、标识、归档等八个步骤。

    分解任务。一是明确实体与目录数据划控开放鉴定和审核把关的分工,实行“双人双鉴”,确保质量;二是以全宗为单位根据计划将档案划控开放鉴定工作任务分解落实到人,明确进度要求。

    熟悉标准。档案划控开放鉴定工作人员熟悉和掌握档案划控开放工作的规定要求,明确控制利用档案范围,了解被划控开放档案及其形成单位的基本情况。

    实体鉴定。档案划控开放鉴定采取直接鉴定法,已经数字化的档案一般利用数字化扫描图像对档案原件逐卷逐件逐页进行划控开放鉴定。未数字化的档案逐卷逐件逐页进行划控开放鉴定。

    著录。对照文件级目录和档案原件,及时填写档案开放鉴定划控初审意见表,并填写鉴定人的鉴定意见和签名。

    审核。由划控鉴定工作小组组织人员对鉴定结果进行复审,在档案开放鉴定划控意见表上填写审核意见并签名。

    审批。档案划控开放鉴定工作领导小组召开会议,对划控开放鉴定的档案目录进行审查批准。

    标识。档案划控开放鉴定工作领导小组根据审批意见,按照最终审批结果,调整文件级虚拟标识,并在档案案卷实体封面及纸质案卷目录盖“开放”字样,作为开放档案标识,以便与其它档案区别,便于管理和利用。如一个案卷中有一份文件为控制使用,该案卷封面及纸质案卷目录上暂不作开放标识。

归档。档案鉴定划控工作小组应做好划控开放工作的档案管理,向档案管理科及时归还档案实体、目录等,并移交在档案划控开放工作中形成的鉴定工作单等材料,归入相关的全宗卷,档案管理科将档案实体清点入库上架。

 

第三章 档案开放工作

 

    第十二条 市档案馆提供电子终端设备,供利用者自行检索。

    第十三条 以档案馆名义通过宣传媒体、档案信息网站、编制开放目录汇编、展览陈列等形式,分期分批向公众告知开放档案的信息。

 

第四章 开放档案的利用手续

 

    第十四条 凡我国公民,持有合法证明(介绍信、身份证、工作证等),经本馆同意,办理查档登记手续(填利用的目的和要求)均可利用开放档案。

    第十五条 台、港、澳同胞和华侨利用本馆开放档案,应由有市侨办、对台办介绍,经市档案局同意,办理查档手续。

    外国(含外籍华人)利用本馆开放档案,按国家档案局发布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》执行,即须经市外事办介绍,自治区、市档案局同意,可以利用开放档案。

    第十六条 利用者摘抄档案,须经本馆同意,复印和拍摄有关的档案内容,须经本馆同意并代为办理。


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