防城港市国家综合档案馆档案利用规定

发布时间:2020-4-22 17:28|来自: 防城港市档案馆|原作者: 徐茜

一、档案利用申请及审批

(一)开放档案利用

1.中国公民和组织持有合法证明(居民身份证、工作证、军官证、户口簿或单位介绍信等),可直接来本馆申请利用开放档案

2.港、澳、台同胞和华侨如查阅本人及其亲属的历史证明,可持本人护照、回乡证和身份证等有效证件,直接到本馆查阅利用;查阅利用其它开放档案,须持大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍信,经本馆同意后方可查阅利用。

3.外国组织和个人查阅开放档案的,须持来华有效证件(护照或在华机构工作证明等),由市外事主管部门或同级以上单位介绍,向本馆提出申请,经同意后方可查阅利用。

(二)未开放档案利用

一般只限于向国内国家机关、团体、部队、企业、事业单位和其他组织及公民提供利用。利用者须持有合法证明(居民身份证、工作证、军官证、户口簿或单位介绍信等),经本馆同意方可查阅。

1.申请利用本单位形成、移交档案的,提供本单位出具的查档公函和查档人员居民身份证。

2.申请利用本人或者近亲属捐赠、寄存档案的,提供相应证明和查档人员居民身份证。

3. 申请利用工龄、学历、职称、任职、奖励等凭证档案的,提供所在单位人事部门、人事档案管理部门等出具的查档公函和查档人员居民身份证。

4.利用限定发放范围的档案,须持有与文件发至级别相应(县团级以上)的单位介绍信,出示查档人员居民身份证,说明利用的目的和范围。

5.利用未限定发放范围的档案,须持盖有单位印章或公民本人所在街道(乡镇)以上单位的介绍信及查档人员居民身份证。

6.利用已故干部档案,按照中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》办理。

7.公安、检察、法院、司法、安全以及纪检监察部门办理案件、有关单位和组织处理信访案件需要利用档案的,持单位介绍信及查档人员工作证可利用相关档案。

8.律师及其他诉讼代理人或自我辩护形式参与诉讼案件的当事人因办理案件需要利用档案的,须持有所在律师事务所介绍信、本人律师执业证或个人居民身份证,法院相关案件受理通知书、应诉通知书以及当事人委托其代理案件诉讼活动的授权委托书,或案件管辖法院出具的查询证明(注明查询内容)等,可利用与承办法律事务有关的档案。

9. 国家机关、团体、部队、企业、事业单位利用涉密档案须经本馆馆长审批同意后方可查阅,必要时还须本馆报市委办公室审批,按中共中央办公厅厅字〔200058号文件和《中华人民共和国保守国家秘密法》办理,查档人员必须是党员,并为单位的保密员涉密档案不对非公单位或个人提供利用。

10.本馆对申请利用的控制使用档案进行审核,提出利用意见,根据需要征求有关主管部门的意见,必要时报市委办公室审批。

(三)已公开现行文件利用

本馆为各单位及社会公众提供市直各单位形成并移交进馆的政策性、法规性、公益性已公开的现行文件。已公开现行文件的利用申请及审批参照开放档案利用申请及审批办理。

二、档案提供利用

1.大量利用档案进行专题研究、撰写学术论文的,须提前3个工作日提交利用目的、写作提纲和查阅范围,办理预约利用手续,按约定时间来馆查阅利用。

2. 非预约申请大量利用档案的利用者,每人每天申请利用档案不得超过30件。

3.馆藏档案有电子数据或者复制件的,原则上不向利用者提供原件。破损、老化和珍贵的档案,除特殊情况外一般不提供原件。

4.利用者必须在指定的阅览区域内查阅自己利用的档案资料,不得翻阅其他人查阅的档案资料,不得干扰、妨碍他人查阅利用。

5. 本馆保存的档案,原则上不予外借。如档案移交单位因特殊情况(公务需要)需要借回本单位移交的档案,须来函说明借回原因、利用目的及借阅时间,签订“档案安全保证书”,按规定办理手续,借出档案时限不得超过7个工作日,延期要办续借手续。档案借出和归还时,工作人员须清点档案件数、页数,检查档案完整情况。

6.经本馆同意,利用者可以阅览、摘录、复制(含复印、翻拍和扫描,以下同)有关档案。摘录、复制内容仅限于与利用目的有直接关系的部分。非公单位或个人利用上级党委、政府及各部、委、办、局档案,以及未开放档案,原则上只提供查阅和摘录,不予复制。摘录、复制的档案应当逐件登记在册。

7.档案的复制由本馆工作人员对需复制档案内容进行审核,报馆领导审批后代为制作,并在档案复制件加盖档案利用专用章和骑缝章。

8.涉密档案的摘录、复制,必须报经本馆馆长审批同意后,按中共中央办公厅厅字〔200058号文件和《中华人民共和国保守国家秘密法》办理。摘录、复制的涉密档案用后应交还本馆或交由利用者所在单位档案室处理。个人不得保存。

三、使用要求

1.利用者必须爱护档案资料,确保档案完好无损,严禁在档案上勾画、圈点、划线、注字、描绘、折叠、污损、涂改;严禁拆页、拆卷、调换或抽取材料;严禁伪造、偷盗档案;严禁私自将档案携带出馆;未经许可,不得摘录、复制、拍摄、拷贝档案材料。否则将依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规,追究法律责任。

2. 本馆所存档案开放公布权属于本馆,任何部门和个人使用馆藏档案汇编出版、陈列、展出或者制作专题数据库等,须征得本馆同意,签订档案利用协议,并注明材料来源。使用馆藏档案制作的各种载体出版物,应当向本馆提供2套备查。

3.利用者必须保证复制利用的档案专题专用,不得擅自扩大使用范围,否则本馆有权依法追究利用者的法律责任。

4.利用者利用照片、录像及实物等具有知识产权的控制使用档案,除遵守档案馆控制使用档案利用规定外,还需遵守国家有关法律法规。

5.提倡鼓励利用者向本馆反馈利用效果,捐赠研究成果。


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