防城港市档案馆关于接收档案资料进馆的通知

防城港市档案馆关于接收档案资料

进馆的通知

市直各单位：

为了保证我市档案的安全、齐全、完整，丰富馆藏，方便各级机关、企事业单位和广大人民群众有效利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》等有关法律法规，决定接收市直各单位到期的档案资料进市档案馆。现将有关事项通知如下：

一、接收范围

1．市直各单位2009年（含2009年）以前的反映其主要职能活动和基本历史面貌的各种门类和各种载体形态档案，包括文书、会计、基建、专业、声像（照片、录音带、录像带、光碟等）、实物等档案，以及数字化档案、电子档案等；保管期限为永久、长期（定期30年）的档案。

2．各单位的部门志、汇编资料以及与职能或业务相关的其他资料。

二、接收要求

1．进馆文书档案必须符合国家档案局《机关档案工作业务建设规范》或《归档文件整理规则》规定的质量标准。各单位应对进馆档案逐卷、逐件进行检查，不符合质量要求的要及时按规范标准整理加工，经验收合格后方可移交进馆。

2．根据《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令2011年第9号）和广西壮族自治区档案局关于档案管理“增量电子化、存量数字化”的要求，各单位要开展档案数字化工作，各种载体档案原件与数字化档案同时进馆。在移交纸质、照片、磁带等各种载体档案原件时，应同时移交上述档案形成的数字化档案副本，数字化档案格式为彩色JPG电子文件。进馆档案数字化必须符合国家档案行业标准DA/T 52—2014《档案数字化光盘标识规范》中规定的质量标准。各单位要对进馆档案数字化进行检查，不符合质量要求的要及时按规范标准整理加工，经验收合格后方可移交进馆。

3．照片、录音、录像、实物档案整理移交进馆要符合相关标准要求。其中，照片档案整理符合《照片档案管理规范》（GB/T11821—2002）要求；录音、录像档案整理符合《广西壮族自治区录音录像档案归档整理规则（试行）》要求；实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则》要求。

4．要编制全宗卷、组织沿革、全宗介绍等相关资料随档案一同移交。

5．要编制必要的检索工具。以“卷”为单位整理的档案移交案卷目录和全引目录一套，以“件”为单位整理的档案移交归档文件目录(以GD2000档案管理系统编制的归档文件目录统一使用“宽行打印格式”)一套，同时移交相应文件目录的电子版本（GD2016档案管理系统导入格式刻录光盘，格式见附件3）。

6．机构改革后撤销、合并单位的档案资料，由接收单位或合并后的单位负责整理、清点、移交。

7．移交档案中的涉密文件，达到解密期限的，由各单位按保密相关规定要求进行解密处理，并在涉密文件的右上角（档案号章旁）加盖解密章后再移交。未达到解密期限或有其他保密要求的档案暂不移交，由立卷单位自行保管，因此造成移交的档案件号中出现空号的，要在备考表中说明空号原因，并附1份加盖单位公章的情况说明函。

8．各主管单位负责督促二层机构做好档案的收集、整理和归档工作，并按要求向市档案馆移交。

9．有行业规定可不向市档案馆移交档案的单位，必须向市档案馆报送情况说明及有关证明材料。

三、档案数字化扫描的要求

1．用300dpi分辨率对A4以下幅面进行平扫描；A3以上幅面的，使用1000万像素以上的数码相机拍照。

2．扫描通用存储（彩色JPG格式）；用档案级光盘备份。

3．档案图像容量1000KB－2000KB，图像压缩比例不能低于90%。

四、移交时间和手续

1．各单位要高度重视此项工作，指定专人负责，于2019年12月10日之前，全面完成档案移交工作。

2．档案移交单位要编制档案交接文据（样式见附件1、2），交接双方根据交接文据(一式三份)清点核对，并在交接文据上签名盖章备查。

五、责任要求

1．根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）第四条规定：“拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或降级处分；情节严重的，给予撤职处分”。我馆将把档案移交情况报市档案局和市绩效办公室，建议在全市通报。

2．有行业规定可不向档案馆移交档案的单位，必须报送情况说明及有关证明材料，否则将以不按时向市档案馆移交档案报市档案局和市绩效办公室。

六、其他事项

1．各门类数字化档案、电子档案移交接收工作，由市档案馆档案信息科负责。联系人：陈 敏，唐 堂，庞 燕，联系电话：2822717、2809209。

2．实体档案移交接收工作，由市档案馆档案管理科负责。联系人：何桂娟，戚洪荣，联系电话：2809220、2809219。

附件：1．防城港市档案馆档案交接清单

    2．防城港市档案馆电子档案数据移交文据

    3．GD2016档案管理系统导入固定表格

              防城港市档案馆

                     2019年9月24日

（公开方式：主动公开）